Thủ thuật Google Drive hữu ích cho dân văn phòng – Phần 3

0
207

Phần 3 cũng là phần cuối cùng trong seri những thủ thuật Google Drive hữu ích cho dân văn phòng , mời ACE hãy cùng NIG khám phá nhé!

17. Đơn giản hoá quá trình lưu tập tin

Nếu thường xuyên phải lưu nhiều nội dung từ các trang web vào Google Drive của mình, bạn có thể xem xét sử dụng một phần mở rộng của Google Chrome mang tên “Save to Google Drive” để đơn giản hoá thao tác này. Công cụ do chính Google phát triển này sẽ bổ sung thêm lệnh với cùng tên gọi vào trình đơn phím phải chuột của Chrome. Nó sẽ có thể lưu hình ảnh, tài liệu, ảnh chụp màn hình của nguyên trang web và thậm chí là các tập tin hình ảnh, phim vào thẳng Google Drive.

24 thủ thuật Google Drive hữu ích cho dân văn phòng

18. Biến Google Drive thành máy fax

Dù công nghệ fax đã khá cũ kĩ, nó vẫn là một trong những hình thức chuyển văn bản thông dụng hiện tại. Với một phần mở rộng mang tên HelloFax, bạn có thể yêu cầu Google Drive vận hành như máy fax của chính mình.

24 thủ thuật Google Drive hữu ích cho dân văn phòng

Sau khi cài đặt HelloFax qua Chrome như mọi ứng dụng khác, bạn nhấn chuột phải vào bất kì tài liệu nào trong danh sách Google Drive và tuỳ chọn fax sẽ hiện ra. Hiện tại, dịch vụ của HelloFax cho phép gửi miễn phí 50 trang văn bản mỗi tháng. Nếu trả thêm một khoảng phí (theo tháng hoặc theo năm), bạn có thể mở rộng thêm giới hạn này và sử dụng một số tính năng mới – kể cả nhận fax gửi tới thông qua dịch vụ này với một số điện thoại chọn trước.

19. Khởi tạo tài liệu nhanh chóng

Bạn có thể tiết kiệm thời gian đáng kể bằng cách đặt nút khởi tạo tài liệu mới nhanh cho Google Docs ngay trên trình duyệt Chrome. Bạn chỉ cần cài phần mở rộng (Extension) mang tên Google Docs Quick Create và nút bấm mới này sẽ xuất hiện cho phép bạn tạo nhanh không chỉ tập tin văn bản mà cả bảng tính và các bản trình chiếu.

24 thủ thuật Google Drive hữu ích cho dân văn phòng

20. Yêu cầu Google Drive lập bảng thu thập dữ liệu

Bạn có thể tạo ra các bảng trưng cầu ý kiến từ Google Drive bằng việc mở trình đơn Tools trong một bảng tính Google Docs và chọn “Create a form” sau đó làm theo các bước hướng dẫn. Với tính năng này, bạn có thể kết hợp mọi loại hình câu hỏi như văn bản đơn thuần, chọn câu trả lời có sẵn (với hộp kiểm) hoặc nhiều loại hình khác.

24 thủ thuật Google Drive hữu ích cho dân văn phòng

21. Biến Google Drive thành công cụ viết mã

Với tài liệu văn bản thông thường, Google Docs vận hành khá tốt, tuy nhiên nếu bạn thường xuyên làm việc với các đoạn mã máy tính, ứng dụng Chrome mang tên Drive Notepad sẽ là lựa chọn hợp lý hơn. Nó cho phép bạn xem và chỉnh sửa văn bản đơn thuần rồi lưu vào ổ Google Drive. Điểm mạnh của công cụ này là cho phép đánh dấu các cú pháp lệnh hay các đoạn mã của những ngôn ngữ lập trình thông dụng ví dụ như HTML, Python, Perl, Ruby hay JSON…

24 thủ thuật Google Drive hữu ích cho dân văn phòng22. Chuyển lịch làm việc doanh nghiệp vào Google Drive

Với các doanh nghiệp thường xuyên có dự án chung, việc sử dụng thủ thuật Google Drive để theo dõi, lên kế hoạch cũng là điều khả thi – với ứng dụng Chrome mang tên Gantter. Nó cho phép lập lịch trình theo đúng những gì các doanh nghiệp cần tới. Thậm chí, Gantter còn hỗ trợ cả các tập tin của Microsoft Project đồng thời cho phép nhiều người dùng cùng biên tập tài liệu trong Google Docs hay thảo luận với nhau qua chat. Điều hấp dẫn nhất ? Nó hoàn toàn miễn phí!

24 thủ thuật Google Drive hữu ích cho dân văn phòng

23. Tìm kiếm bên ngoài Google Drive

Một điều thú vị là chỉ cần đăng nhập vào Google, bạn luôn có thể tìm kiếm nội dung trong Drive mà không cần phải mở nó ra. Với thủ thuật Google Drive này, bạn chỉ cần gõ vào ô tìm kiếm tên gọi hay các thông tin liên quan (tương tự như với hệ điều hành) của tài liệu để Google đưa ra kết quả tương ứng.

24 thủ thuật Google Drive hữu ích cho dân văn phòng

Với thiết bị di động Android, bạn còn có thể sử dụng chức năng Voice Search để thực hiện tìm kiếm theo cách tương tự nhưng với khẩu lệnh.

24. Biến Google Drive thành kho đám mây đa nền tảng

Dĩ nhiên, Google Drive không phải kho lưu trữ đám mây duy nhất hiện có trên thị trường. Chính vì thế, nhu cầu đồng bộ chéo giữa các nền tảng là rất lớn. Với ứng dụng Chrome miễn phí mang tên Wappwolf Automator for Google Drive, bạn có thể lập một thư mục đặc biệt trong Google Drive mà ở đó, mỗi tập tin bạn “quẳng” vào sẽ ngay lập tức được đồng bộ với các dịch vụ khác như Dropbox, Picasa, Facebook, Flickr, Evernote, Skydrive, Sugarsync… Điều sẽ biến kho lưu trữ đám mây của bạn thành một khối liên kết chung cực kì mạnh mẽ.

24 thủ thuật Google Drive hữu ích cho dân văn phòng

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here